Digitalisieren/Archivieren
Die wichtigste Ressource im Unternehmen ist Zeit – Zeit ist wertvoll – Zeit ist Geld
„Einen Moment bitte, ich muss die Unterlagen zuerst suchen“
Die allgemeine Suche nach Informationen ist der am meisten unterschätzte Kostenfaktor in Unternehmen. Hier 10 Minuten, dort 5 Minuten, der tägliche Zeitverlust kann sehr hoch sein. Ihre Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 20% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen, mehrere Arbeitstage im Monat werden dafür verschwendet, das kostet Ihrem Unternehmen täglich viel Geld. Dazu kommt noch die Fläche für das Archiv – Akten sind teure Untermieter –
Oder sind Ihre Unterlagen bei einem externen Dienstleister eingelagert, bei dem Sie Monat für Monat Geld bezahlen, 10 Jahre bis die Aufbewahrungspflicht endet? Und wenn Sie Ihre Dokumente wieder benötigen zahlen Sie noch einmal für die Rückführung!
Die schnelle Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ist in der heutigen Zeit unumgänglich und zwar rund um die Uhr und von jedem Standort aus.
Nach der revisionssicheren Digitalisierung stehen Ihnen sämtliche Dokumente auch noch nach Jahrzehnten zur Verfügung und die Lagerkosten sind eingespart.
Zu den Zielen einer Digitalisierung gehören
- Erhöhung der Auskunftsfähigkeit
- Zeitgewinn
- Zeitgleiche Nutzung mehrerer Mitarbeiter
- Effizienzsteigerung
- Kostensenkung
- Auflösung des Papierarchivs
Vorgehensweise
- Wir digitalisieren Ihre Akten vor Ort
Vorteil: Alle Unterlagen bleiben im Unternehmen
- Wir digitalisieren Ihre Akten in unseren Räumen
Vorteil: Schnellere Bearbeitung, geringere Kosten
Durchführung
- Altakten – die selten bis nie gebraucht werden
Bei Altakten ist es meistens ausreichend die komplette Akte in ein PDF-Dokument zu scannen und unter einem Indexbegriff (Ordnername) abzulegen. Sollten einzelne Dokumente benötigt werden kann über die Volltextsuche (OCR) gesucht werden. - Bestandsakten – die ständig genutzt werden
Hier muss geprüft werden ob eine Trennung nach Einzeldokumenten erforderlich ist oder eine Trennung nach Register.
Unsere Scanleistungen
- Personalakten
- Rechnungen/Lieferscheine
- Angebote
- Belege und Quittungen
- Korrespondenz
- Visitenkarten
- Sonstige Dokumente
- Digitaler Posteingang
Auf Wunsch lassen wir Ihre Akten abholen und unsere qualifizierten Mitarbeiter steuern und überwachen den kompletten Scan-Prozess. Mit unseren modernen Hochleistungsscannern werden die Dateien nach PDF/A (Langzeitarchivierung) gescannt und sind im Volltext recherchierbar.
Unsere Scanner arbeiten im Simplex- und im Duplexverfahren, wir scannen in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß, die Ausgabe erfolgt nach Ihren Vorgaben.
Wie Sie auch zurzeit Ihre Dokumente archiviert haben, ein Kostenvergleich zur Digitalisierung durch APM lohnt sich, wir beraten Sie gerne.
Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!
