Digitaler Wandel – Einstieg über die digitale Poststelle

Digitaler Wandel – Einstieg über die digitale Poststelle

Seit Jahren gehört der Gang zum Briefkasten zum Arbeitsalltag, täglich gehen Briefe und Dokumente per Post ein.

In Zeiten von Home Office und ständiger Erreichbarkeit (z. B. während der Dienstreise im ICE) führt die manuelle Verarbeitung der Post im eigenen Unternehmen zu Liegezeiten, Zeitverlust und Zusatzkosten. Vor allem die eigenen Mitarbeiter legen viel Wert auf unkomplizierte und schnelle Kommunikationswege. Überall und ständig für Jeden verfügbar – sollte nicht nur für Sie und Ihre Mitarbeiter gelten, sondern auch für Ihre Post. Die damit verbundenen Vorteile sind einleuchtend.

Durch einen digitalen, automatisierten Workflow sinken Fixkosten sofort und nachhaltig, Liegezeiten verringern sich deutlich, Transportzeiten fallen komplett weg. Mit der Erfassung und Weiterleitung wird eine bessere Verfügbarkeit gewährleistet, Suchen, Sortieren und Ablegen der Unterlagen entfällt.

Die komplette Eingangspost wird gescannt und anschließend über nach vorab festgelegten Kriterien an die zuständigen Sachbearbeiter oder die Fachabteilungen versandt.

Die wichtigen Dokumente für den Kunden oder sogar die benötigten Verträge, die eben vom Notar kamen, sind dann in wenigen Sekunden bei Herrn Mustermann im ICE nach Hamburg angekommen.
Aufgrund der deutlich schnelleren Reaktionszeiten steigern sie neben der Kundenzufriedenheit auch die Effektivität Ihrer Mitarbeiter.

Starten Sie mit Ihrem Posteingang, damit alle Dokumente überall und ständig erreichbar sind.

Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!

Digitaler Wandel – was verbirgt sich dahinter?

Digitaler Wandel – was verbirgt sich dahinter?

Bild: Rainer Sturm / pixelio.de

Es wird Zeit für mehr Zeit…

Natürlich klingen Begriffe wie „Cloud“, „digitale Archivierung“ etc. andersartig und fremd. Man weiß nicht, was auf einen zukommt, welche Konsequenzen das hat und vor allem, wieviel Zeit investiert werden muss, wo man doch eh schon so wenig hat.

Ein kleines Beispiel:
Wie lange dauerte damals das Schreiben eines Briefes mit Tinte und Feder? Was meinen Sie? Und dann, nach der Erfindung der Schreibmaschine? Wie lange dauerte es dann noch? Der revolutionäre technische Fortschritt der damaligen Zeit läutete schon den Wandel ein. Auch hier gab es viele Skeptiker, die sich schnell eines Besseren belehren ließen.

Nichts anderes passiert gerade jetzt. Der digitale Wandel holt uns alle ein. Egal ob Vorreiter oder Nachzügler, jedes Unternehmen zieht Vorteile aus der eigenen Digitalisierung. Auch wenn Sie meinen, Sie haben gerade keine Zeit für einen solchen Wandel, fragen Sie sich doch, warum Sie diese Zeit nicht haben?
Sie müssen Rechnungen schreiben, Angebote drucken, Akten ablegen und sortieren, sie anschließend in die Archive richtig einordnen und dokumentieren?

Ja, Papier ist geduldig, aber es raubt Platz und vor allem wertvolle Zeit, in der Sie sich noch besser um Ihre Kunden kümmern könnten. Wie wäre es, wenn Sie durch Ihre Digitalisierung Einsparungen auf vielen Gebieten gleichzeitig machen könnten?

Viel weniger Papier, schont nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihren Geldbeutel. Druckkosten sinken, Materialkosten ebenfalls. Sie benötigen keinen Freitag-Nachmittag mehr für die Ablage, Ihr Computer speichert alles direkt bei der Bearbeitung. Sie sparen Mietkosten für Ihre Archive, Rückführungskosten für den Fall, dass Sie alte Akten einsehen müssen, Zeit und vor allem Personalkosten. Mit der so gewonnenen Arbeitszeit können Sie sich gewinnbringend neuen Kunden und Projekten widmen.

Zeit ist wichtig für Sie? Starten Sie mit uns in die digitale Zukunft mit mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung!

Die wichtigste Frage ist, was Ihnen, Ihrem Unternehmen und den Menschen in Ihrem Unternehmen nützt. Wir stehen Ihnen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.
T +49 6173 98898-20
F +49 6173 98898-2147
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